Систему управления документами можно рассматривать как набор стандартизированных инструментов, которые помогают:
- Контролировать создание и аутентификацию документов.
- Осуществлять контроль, когда поддерживается несколько версий документа
- Управлять хранением документов таким образом, чтобы облегчить удобный поиск конкретного документа.
- Обеспечение безопасности и сохранности документов с двойной целью: предотвращение несанкционированного доступа к документам и восстановление после физического повреждения или потери документов.
- Создает политику архивации старых документов и их утилизации по окончании срока службы.
Рассмотрим преимущества СЭД-системы.
Удобный поиск
Документы хранятся с целью их последующего извлечения при необходимости. Эти потребности могут быть транзакционными, исследовательскими, юридическими или аналогичными. Извлечение определенного документа из обычно большого объема деловых документов может быть трудным или даже невозможным, если не установлена надежная СЭД.
Контроль версий
Если необходимо поддерживать разные версии документа (например, в случае спецификаций продукта), важно четко указать последнюю версию, включая последовательность всех существующих версий.
Улучшение рабочего процесса
Бизнес-процессы обычно включают перемещение документов от компании к третьим сторонам, от отдела к отделу внутри компании и от человека к человеку в отделе. Хорошо спланированное и эффективное перемещение документов позволяет значительно ускорить бизнес-процессы и повысить их качество.
Безопасность документов
Ведение документов становится абсолютно необходимым для удовлетворения множества различных требований. Документы могут содержать коммерческую тайну и другие конфиденциальные данные, такие как формулы продуктов или личные данные сотрудников. Если посторонние лица получат доступ к этим документам, это может привести к ущербу для бизнеса или юридическому ущербу. СЭД гарантирует, что только уполномоченные лица могут получить доступ к определенным документам.
Снижение затрат
Управление значительным объемом документов, создаваемых в ходе ведения бизнеса, стоит дорого. В системе, основанной на бумаге, нужно много денег. Даже в электронной системе вам нужны компьютеры, носители информации и персонал системного администратора. Хорошие системы управления документами помогут снизить эти затраты.